Rationaliser et sécuriser sont des priorités des stratégies de gouvernance
Les organisations ont nettement progressé en l’espace de dix ans sur le sujet. Parmi les répondants, la majorité disposent aujourd’hui d’une gouvernance de l’information numérique, et 13 pour cent déclarent avoir un projet en cours pour 2021. Le rapport montre également des améliorations notables sur plusieurs axes de gouvernance, que ce soit en termes de couverture ou de maîtrise des risques. Les auteurs notent également une récurrence des problématiques liées à la sécurité de l’information, à la rationalisation et à l’accès aux contenus, ainsi qu’une montée en puissance des aspects liés aux données.
Selon les adhérents, les principaux enjeux d’une gouvernance documentaire portent sur l’organisation et l’accès à l’information et aux connaissances, suivis par la définition de règles et de processus et la maîtrise des risques. Par ailleurs, la gestion des données prend une place croissante dans les politiques de gouvernance de l’information, faisant partie intégrante du sujet chez 31 pour cent des sondés, et y figurant de façon partielle chez 46 pour cent. Les objectifs de la gouvernance sont d’abord de gagner en efficacité et de rendre la bonne information disponible au bon collaborateur , même si la traçabilité et la conformité ressortent également chez une partie des répondants.
Digital workplace et signature électronique en hausse
La sécurité de l’information occupe une place centrale dans la gouvernance. Interrogés sur les risques, les répondants pointent en premier lieu les cyberattaques, suivies par la négligence humaine et les failles liées au télétravail, ex aequo avec les problèmes de conformité réglementaire. Parmi les conséquences potentielles de ces menaces, les répondants craignent avant tout les pertes d’information et les atteintes à la réputation de leur organisation. Parmi les autres sujets qui posent aujourd’hui problème en termes de gouvernance figurent le traitement des e-mails et la gestion du cycle de vie des documents, rappelant que les organisations subissent une véritable déferlante d’information, avec des volumétries en hausse constante d’une année sur l’autre – un constat évoqué par près de des sondés. Il s’ensuit fréquemment une perte de temps liée à la recherche d’information.
En matière d’accès, le sujet central reste de fournir à l’utilisateur un point d’accès unique, en diminuant le nombre d’applications. La multiplication des solutions et l’éparpillement des services gérant l’information apparaissent comme des difficultés pour respectivement et des répondants, révélant la persistance des silos d’information. Toutefois, l’édition 2021 montre que l’accès en mobilité apparaît également comme une priorité importante, un effet du télétravail généralisé durant la crise sanitaire. De 2015 à 2021, les accès mobiles à l’information sont ainsi passés. En termes d’usages, l’enquête met aussi en évidence l’essor rapide de la digital workplace. Apparue dans l’édition 2019, celle-ci est passée de 2% d’entreprises utilisatrices en 2019 à 11 pour cent en 2021. L’adoption de la signature électronique a quant à elle quasiment doublé entre 2014 et 2021, passant de 14 pour cent à 27 pour cent.
Enfin, interrogés sur les acteurs qui pilotent la gouvernance, 21 pour cent des sondés citent la direction générale et près de 19 pour cent la DSI, tandis que chez 15 pour cent ce rôle revient au service chargé de l’information – documentation. Enfin, moins de 8 pour cent disposent d’un service dédié.
